Tietosuojaseloste

ASIAKKAIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY REALIA MANAGEMENTISSA

Realia Services Oy tuottaa asiakkailleen kiinteistöjohtamis- ja asiantuntijapalveluita Realia Management- aputoiminimeä käyttäen. Tässä dokumentissa viitataan palveluntarjoajaan nimellä Realia Management. 

Realia Managementin liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan ja sidosryhmistään tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Realia Management toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Realia Management tuottaa asiakkailleen kiinteistöjohtamispalveluita. Tällöin se toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä esimerkiksi isännöimiensä asunto-osakeyhtiöiden, asuntovuokrauksen sekä asiakkaidensa asiakkaille palvelusopimuksen perusteella tarjoamansa asiakaspalvelun  osalta. Näissä rekisteripitäjänä toimii Realia Managementin asiakas (kyseinen asunto-osakeyhtiö/kiinteistöosakeyhtiö/vuokranantaja/muu asiakas). Rekisteröityjen tietosuojaa koskevat pyynnöt ja tiedustelut tulee aina osoittaa rekisterinpitäjälle. 

Mitä henkilötietoja Realia Management käsittelee ja missä tarkoituksessa?

Asiakasrekisterit

Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytämme sopimussuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen. Lisäksi yhteystietoja voidaan käyttää lisämyynti- ja markkinointitarkoituksiin. Käsittely perustuu tällöin Realia Managementin ja asiakkaan väliseen sopimussuhteeseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Asiakasrekisterit sisältävät asiakkaan yhteyshenkilöiden ja edustajien nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron sekä tiedon ko. henkilön asemasta asiakasyrityksessä. Rekisteri voi sisältää myös muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja, kuten esimerkiksi yrityksen edustajan henkilöllisyyden varmentamiseen liittyvät tiedot sekä tiedot yrityksen hallituksen jäsenistä, nimenkirjoittajista ja tosiasiallisista edunsaajista. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset asiakasreklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen. Asiakkaiden ja Realia Managementin väliset sopimukset sisältävät myös sopimuksen kohteena olevien kiinteistöjen ja / tai kiinteistöyhtiöiden tietoja, joihin mahdollisesti sisältyy henkilötiedoiksi luettavia tietoja (esimerkiksi osoitetiedot). Asiakasrekisteriin tallennetaan myös OmaRealia- palveluun  rekisteröityneiden henkilöiden käyttäjäprofiilit. Käyttäjäprofiili voi sisältää henkilön nimen, puhelinnumeron, osoitteen, asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön nimen ja huoneiston tunnuksen, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen, henkilötunnuksen, tilinumeron sekä mahdollisen profiilikuvan. Lisäksi palvelu sisältää käyttäjän palveluun syöttämät tai lisäämät muut tiedot. OmaRealia- palveluiden käytöstä on laadittu erilliset käyttöehdot, joista ilmenee tarkemmin mm. palveluiden kehittämistarkoituksessa kerättävät erilaiset tiedot.

Lisäksi Realia Management kerää yhteystietoja (yhteyshenkilön tai edustajan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) potentiaalisista yritysasiakkaista myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Käsittelyperusteena on tällöin Realia Managementin oikeutettu etu.

1 Realia Managementin asiakaspalvelusta huolehtii keskitetty asiakaspalvelukeskus. Asiakaspalvelujärjestelmä tallentaa kaikki keskukseen tulevat yhteydenotot, kuten sähköpostit ja puhelut. Tallennettavia tietoja ovat yhteydenoton päivämäärä ja kellonaika, asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Järjestelmään tallentuu sähköpostien sisältö sekä tallenteet puhelinkeskusteluista. Tietojen käyttötarkoitus on asiakassuhteisiin perustuva asiakaspalvelun hoitaminen ja puheluiden sisällön varmentaminen. Edellä kerrottujen henkilötietojen käsittely perustuu sopimussuhteen hoitamiseen. Asiakaspalvelujärjestelmään tallennettuja tietoja säilytetään 180 vrk. Tiedot voidaan tapauskohtaisen huolellisen harkinnan perusteella kuitenkin säilyttää pidempäänkin silloin kun se sille on hyväksyttävä peruste.

Välitystoimeksiantorekisterit ja vuokranhakijoiden/potentiaalisten vuokralaisten rekisterit

Realia Management harjoittaa asuntovuokraus- sekä toimitilavälitystoimintaa. Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait (ml. rahanpesulaki) edellyttävät tiettyjen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Nämä tiedot sisältyvät välitystoimeksiantorekistereihin. Vuokranhakijat kuuluvat Realia Managementin vuokranhakijarekisteriin.  Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Realia Managementin välinen sopimussuhde sekä välitystoimeksiantorekisterin osalta myös lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Vuokranantajista, vuokralaisista ja vuokratilan hakijoista sekä myyjistä, ostajista ja ostajaehdokkaista voidaan kerätä seuraavia tietoja:

Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, toimeksiantosopimuksen sisältämät muut tiedot, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto ja asuntoon muuttavien henkilöiden määrä, tieto lemmikkieläimistä, tulotiedot, vuokra-asuntohakemuksen sisältämät muut tiedot, luottotiedot, ostotarjoukseen ja sen hyväksymiseen liittyvät tiedot, vuokrasopimuksen tai kauppakirjan sisältämät tiedot, vuokravakuustiedot, selvitys varojen alkuperästä sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.

Vuokra-asuntohakemuksen tehneille henkilöille voidaan lähettää sähköpostitse tietoja heidän hakukriteerinsä täyttävistä vuokra-asunnoista kolmen kuukauden ajan hakemuksen tekemisestä lukien. Tällöin käsittely perustuu Realia Managementin oikeutettuun etuun. Rekisteröidyllä on halutessaan aina oikeus kieltäytyä tällaisista yhteydenotoista.

Välitystoimeksiantorekisterit sisältävät myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja mahdolliset yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset välitystoimeksiantoihin liittyvät reklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen, jolloin käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

2 Vuokralaisten osalta vuokranantaja pitää vuokralaisrekisteriä ja tässä suhteessa Realia Management on henkilötietojen käsittelijä, vuokranantajan ollessa rekisterinpitäjä. Realian Managementin toimesta tapahtuva vuokralaisten henkilötietojen käsittely perustuu Realian ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Arviointi- ja konsultointipalvelun toimeksiantorekisteri

Arviointi- ja konsultointipalvelun toimeksiantorekisterin osalta käsittelyperuste on sopimus. Realia Management käsittelee toimeksiantoja hoitaessaan mm. toimeksiantajan/toimeksiantajan edustajan nimi- ja yhteystietoja, sikäli kuin vahva tunnistaminen on tarpeen myös henkilötunnusta. Lisäksi käsitellään toimeksiannon kohteen isännöitsijäntodistuksen sisältämiä henkilötietoja. 

Asiakaspalvelu

Realia Managementin omille asiakkailleen tuottamasta asiakaspalvelusta huolehtii Realian keskitetty asiakaspalvelukeskus. Asiakaspalvelujärjestelmä tallentaa kaikki keskukseen tulevat yhteydenotot, kuten sähköpostit ja puhelut. Tallennettavia tietoja ovat yhteydenoton päivämäärä ja kellonaika, asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Järjestelmään tallentuu sähköpostien sisältö sekä tallenteet puhelinkeskusteluista. Tietojen käyttötarkoitus on asiakaspalvelun hoitaminen, puheluiden sisällön varmentaminen sekä asiakaspalvelukeskuksen toiminnan kehittäminen. Edellä kerrottujen henkilötietojen käsittely voi perustua sopimussuhteen hoitamiseen tai Realia Managementin oikeutettuun etuun.

Mistä Realia Management saa henkilötiedot?

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta. Myynti- ja markkinointitarkoituksiin yritysten yhteystietoja voidaan hankkia myös niitä tarjoavilta yrityksiltä.

Myös välitystoimeksiantoihin liittyvät henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta, ja ostajalta ostotarjouksesta tai kauppakirjan tekemisen yhteydessä. Lisäksi välityskohteen osalta tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta (esim. isännöitsijäntodistus, tilinpäätöstiedot) tai viranomaisrekistereistä (esim. lainhuutorekisteri). Vuokra-asunnon hakijan luottotiedot tarkistetaan ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto Oy).

Luovutetaanko tietoja kolmansille osapuolille?

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Realia Group -konsernin sisällä tarpeen mukaan.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistahoille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Välitystoimeksiantorekistereiden tietoja voidaan luovuttaa välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle (esim. ARA:lle toimitettava asukasvalintailmoitus tai verottajalle toimitettava varainsiirtoveroilmoitus) lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle. Esimerkiksi vuokra-asuntohakemuksen tehneiden henkilöiden henkilötietoja on luovutettava vuokranantajalle vuokrauspäätöksen tekemiseksi tai ostotarjouksen tehneen henkilön tiedot myyjälle myyntipäätöksen tekemiseksi.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Asiakasrekisterin sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin laki edellyttää tietojen säilyttämistä tai säilyttäminen on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin kyseinen henkilö tietojemme mukaan on siinä asemassa, jonka vuoksi hänet on rekisteriin kirjattu tai niin kauan, kuin ko. tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksissa. Annetut tarjoukset niiden sisältämine henkilötietoineen säilytetään niin pitkään kuin on tarjousprosessin kannalta tarpeen.

Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi (5) vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Asiakaspalvelujärjestelmään tallennetut tiedot säilytetään 180 vuorokautta. Mikäli yksittäisen asiakaspalvelutehtävän hoitaminen niin edellyttää, voidaan tietoja tarvittavin osin säilyttää kauemminkin, kunnes kyseinen tehtävä on hoidettu.

Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Miten tiedot suojataan?

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Realia Managementin henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Myös mahdollisilta Realia Group -konsernin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse.